Aprende a usar Zoom, la sencilla aplicación de videollamadas gratuita

Aprende a usar Zoom, la sencilla aplicación de videollamadas gratuita

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Aprende a usar Zoom, la sencilla aplicación de videollamadas gratuita

Aprende a usar Zoom, la sencilla aplicación de videollamadas gratuita

La popular aplicación de videoconferencia Zoom Meetings ha cobrado importancia en los últimos meses, con la transición generalizada al trabajo a distancia.

Se utiliza principalmente por las empresas para organizar reuniones con colegas, trabajadores y clientes remotos o internacionales – la versión básica también es completamente gratuita.

La aplicación de videoconferencia Zoom se ha vuelto popular por su facilidad de uso, la alta calidad del vídeo y el audio de alta definición y las facilidades de colaboración como el chat de texto y el intercambio de pantallas. Los asistentes también pueden unirse a una reunión de Zoom sin necesidad de registrarse en la aplicación, pero deben registrarse en una cuenta para poder realizar una videoconferencia.

Las versiones Premium admiten reuniones de Zoom con hasta 1.000 participantes, grabación de llamadas, llamadas telefónicas ilimitadas y mucho más.

Innumerables empresas ya están utilizando la aplicación de videoconferencia Zoom para conferencias, reuniones de negocios, entrevistas y muchas otras funciones, pero también es usado entre las personas que se enfrentan a largos días sin contacto físico con amigos y familiares por lo que se trasladan ahora a Zoom para mantener conversaciones cara a cara y reuniones de grupo.

Para que tanto trabajadores como personas normales puedan usar esta aplicación os traigo el manual de uso de Zoom, donde aprenderás fácilmente todo lo necesario: desde descargar gratis e instalar la aplicación a realizar llamadas en grupo e integrar extensiones.

Cómo registrarse en Zoom

Lo primero que hay que hacer es registrarse en el servicio de Zoom. Puedes hacerlo usando tu ordenador o tu teléfono móvil.

  1. Ve a la página de registro de Zoom. Se le ofrecerán algunas opciones para abrir una cuenta. Introduzca tu dirección de correo electrónico en la casilla “Dirección de e-mail” o use su cuenta de Google para registrarse.
  2. Si te registras con un correo electrónico, recibirás un correo electrónico de activación enviado a esa dirección. Haz clic en el botón “Activar cuenta” del correo electrónico o simplemente copia y pega la URL de activación en tu navegador para activar tu cuenta.
  3. Una vez que hayas abierto la página de activación en tu navegador, introduce tu nombre, apellidos y contraseña.
  4. En la siguiente página, que es opcional, puedes invitar a tus amigos a generar una cuenta de Zoom gratuita a través del correo electrónico. Puedes pasar al siguiente paso.
  5. A continuación, se le proporcionará un enlace para la URL de su reunión personal y verá una opción para hacer clic en un botón naranja “Iniciar reunión ahora” para iniciar una reunión de prueba. Si hace clic en ese botón naranja o copia esa URL en su navegador, se le pedirá que descargue la aplicación de escritorio Zoom. Descargue e instale la aplicación.
  6. Después de descargar e instalar la aplicación de Zoom, verás las opciones de “Unirse a una reunión” o “Iniciar sesión“. Haga clic en “Iniciar sesión” para iniciar la reunión de prueba.
  7. En la siguiente página, introduce en tu navegador el correo electrónico y la contraseña que utilizaste para registrarte en el Zoom.
  8. Una vez que hayas iniciado sesión, asegúrate de estar en la pestaña “Inicio” y, a continuación, haz clic en el botón naranja “Nueva reunión” de la aplicación de Zoom. Y comienza tu reunión.

Registrarse en Zoom con el teléfono móvil o smartphone

El proceso es similar al de la web. Descarga la aplicación Android o iOS. Si es la primera vez que abres la aplicación, se te ofrecerán tres opciones: unirte a una reunión, inscribirte en Zoom o iniciar sesión en una cuenta de Zoom. Toca el botón “Regístrate“.

  1. Si no te has registrado en Zoom, debes de ir a la pagina de registro desde el navegador de tu móvil o PC se le pedirá que introduzca su dirección de correo electrónico, su nombre y apellido, marque la pequeña casilla para aceptar los términos de servicio de Zoom. Después de eso, toca en “Registrarse” y un enlace de activación será enviado a tu correo electrónico.
  2. Toque el botón “Activar cuenta” en el correo electrónico que recibe, o puede copiar y pegar la URL de activación en el navegador de su móvil.
  3. A continuación, se le proporcionará un enlace para la URL de su reunión personal y verá una opción para hacer clic en el botón naranja “Iniciar reunión ahora” para iniciar una reunión de prueba. Si hace clic en ese botón naranja o copia esa URL en su navegador, se le pedirá que descargue la aplicación móvil de Zoom. Descargue e instale la aplicación.
  4. Después de descargar e instalar la aplicación de Zoom, verás las opciones de “Unirse a una reunión” o “Iniciar sesión”. Haga clic en “Iniciar sesión” para iniciar la reunión de prueba.
  5. En la siguiente página, introduce el correo electrónico y la contraseña que usaste para registrarte en el Zoom de tu navegador.
  6. Una vez que hayas iniciado sesión, asegúrate de estar en la pestaña “Inicio” y, a continuación, haz clic en el botón naranja “Nueva reunión” de la aplicación de Zoom. Y tu reunión de prueba se abrirá en la aplicación.

Cómo invitar a la gente a su reunión de Zoom

Una vez que abra una cuenta, puede invitar a cualquier persona a una reunión de Zoom de varias maneras. Si utilizas las aplicaciones móviles o el escritorio, toca o haz clic en la pestaña Reuniones. A partir de ahí:

  • Si utilizas la aplicación de escritorio, haz clic en el botón “Copiar invitación” en tu pantalla, se copiará en tu portapapeles un mensaje con la información de la URL, el ID y el número de teléfono de su reunión en Zoom, que podrá pegar en el correo electrónico de la persona que desea invitar o también podrá enviarle un mensaje de texto.
  • Si estás usando la aplicación móvil, cuando toques el botón “Enviar invitación”, se te ofrecerán tres opciones: “Enviar mensaje, enviar correo electrónico o copiar al portapapeles”, que copiará la URL y el ID de la reunión de Zoom en el portapapeles de su teléfono.

Invitar a alguien a tu reunión mientras estás en ella

Con la aplicación de escritorio, en la barra de herramientas que aparece al mover el ratón por la ventana de reunión, haga clic en el botón “Invitar“. A continuación, se abrirá una ventana de Zoom en la que podrás:

  • Invitar a sus contactos de Zoom
  • Enviar un correo electrónico con información sobre cómo entrar en su reunión de Zoom
  • Copiar el enlace URL de la reunión en su portapapeles.

Utilizando la aplicación para móviles, toque en “Participantes” y luego toque el botón “Invitar” en la siguiente pantalla. Cuando lo haga, podrás:

  • Enviar una invitación por correo electrónico
  • Enviar una invitación por mensaje de texto
  • Invitar a sus contactos de Zoom
  • Copiar el enlace URL de la reunión en el portapapeles de su teléfono.

Fondos de Zoom libre que puedes usar

Ahora que nos encontramos trabajando a distancia o creando grupos para charlar con amigos y familiares mientras mantenemos la distancia social, Zoom se está convirtiendo rápidamente en el punto de partida de esas reuniones.

Sin embargo, mientras pasas días en cuarentena en casa, ordenar tu casa para una llamada de Zoom puede ser la última cosa en tu lista. No obstante, puedes usar los fondos personalizados de Zoom para esconder telones de fondo desordenados o para correr alrededor de niños y mascotas. Si necesitas algunas sugerencias sobre qué fondos usar en tu área de teleconferencia virtual, aquí tienes algunos lugares donde puedes conseguirlos.

Canva

Canva es un servicio de recursos de diseño que ofrece varias plantillas gratuitas para que puedas usar en el Zoom para modificar tu espacio virtual. Elija entre fondos animados o imágenes estáticas  como un cartel personalizado con su nombre y su título.

Unsplash

Unsplash es una web  gratuita de stock imágenes de primera calidad, y se ha vuelto muy útil para usar como fondo de Zoom. Tanto si deseas replicar una estación de trabajo, colgarla en la cafetería que desees, o hacer creer a la gente que estás en la playa, Unsplash posiblemente tiene algo que va con el estado de ánimo.

Modsy

Redecorar tu casa en este momento puede ser un poco difícil, así que Modsy ha hecho unas cuantas modificaciones para  Zoom. Tienes opciones para elegir entre las salas de estar , los apartamentos de tus amigos favoritos y mucho mas.

Consejos y trucos avanzados para Zoom

Ahora que has descubierto las funciones básicas, hay algunos características avanzadas que podrías querer usar. Volvamos al portal web para ejecutar algunas opciones.

Si estás haciendo uso de la aplicación de escritorio, puede acceder a esta área rápidamente haciendo clic en “Configuración“. En “Configuración“, haga clic en “En reunión”: Avanzado“, para encontrar las siguientes características:

  • Sala de reuniones: divide a los miembros de la reunión en salas separadas y más pequeñas. Es más preferible hacer esto antes de iniciar una reunión para evitar problemas.
  • Soporte remoto: esto permite a la persona anfitriona proporcionar soporte 1:1 al participante .
  • Control de la cámara: con esto puedes permitir que un participante se encargue de tu cámara
  • Mostrar un enlaceÚnete desde tu navegador“: esta es una forma más fácil de invitar a 15 usuarios que no pueden descargar el software de Zoom
  • Lenguajes de invitación: Puede elegir diferentes idiomas para las invitaciones a las reuniones, como el inglés, el español, el francés y el ruso.
  • Fondos virtuales: activar/desactivar el fondo virtual si lo desea.
  • Sala de espera: esta es una característica para mantener a los miembros en una ‘sala de espera’ hasta que el anfitrión se establezca para ellos – particularmente útil para las horas de oficina o entrevistas a distancia.

Webinars

Si tiene un plan profesional, de negocios o empresarial, puede beneficiarse de esta opción. Los webinars pueden ser programados para transmitir hasta 10.000 asistentes de sólo lectura en un momento dado. Puede compartir audio, pantallas y video; también puede organizar sesiones de chat entre los asistentes y los panelistas, y los webinars pueden funcionar con una inscripción previa o de forma abierta.

Compartir Pizarra

Esta es una opción funcional si se está solicitando retroalimentación o sondeo de pensamientos y viene con diversas opciones de notas laterales, incluyendo cuadros de texto, flechas y muchas más. El “foco” es un tipo de resaltador que puede utilizarse para llevar la concentración del usuario a un área en particular.

¿Es Zoom seguro?

Cuando el software es muy apreciado, los hakers se esfuerzan para encontrar una manera de aprovecharse. La aparición de estafadores que saltan a reuniones inseguras y publican enlaces odiosos  ha dado mala fama a Zoom.

Para evitar cualquier problema de seguridad, Zoom da una guía para evitar que los estafadores entren a sus reuniones, junto con indicaciones como:

  • No comparta los enlaces de sus reuniones en los medios sociales
  • Bajo ninguna circunstancia debe usar su ID de reunión personal (PMI) para organizar eventos públicos. En su lugar, cree un ID aleatorio.
  • Seleccione “sólo anfitrión” para controlar la pantalla compartida durante toda la reunión.
  • Permitir que sólo los usuarios que se han inscrito en una reunión se unan a ella.
  • Utiliza la opción de “bloqueo” para evitar que los usuarios aleatorios se unan. También puede utilizar la “Sala de espera”.
  • Si quiere expulsar a algún usuario de la reunión, pase por encima del nombre del usuario en el menú de participantes y elimine a los participantes no invitados tocando la opción “eliminar”.

Precios y planes de Zoom

La buena noticia es que Zoom tiene un plan gratuito disponible. La mala noticia es que tiene muchas limitaciones, lo que lo hace inadecuado para muchos negocios. El plan gratuito le permite

  • Acoger hasta 100 participantes.
  • Participar en reuniones individuales ilimitadas.
  • Cada reunión de grupo sólo puede durar 40 minutos como máximo.

Si eso no es suficiente para ti, tendrás que inscribirte en uno de los planes de pago que se ofrecen. El precio es asequible, 13,99€ y solo tiene que pagar el anfitrión, los asistentes se podrán unir de manera gratuita.

Cuantos más anfitriones tenga una empresa, más alta es la factura mensual. Ten en cuenta que cualquier usuario puede ser anfitrión incluso sin pagar, sólo estará restringido a todas las características del plan gratuito (como una llamada de no más de 40 minutos.)

Cabe destacar que cada plan también ofrece varios complementos. Entre ellos se incluye la posibilidad de aumentar el número de participantes que pueden unirse a una reunión, la opción de agregar almacenamiento adicional de grabación en la nube y mucho más.

Plugins de zoom e integraciones
Para ampliar la funcionalidad de la plataforma de video, Zoom tiene una variedad de plugins y extensiones para hacer más fácil la preparación de las reuniones y la participación en ellas. Actualmente, se puede acceder a algunas extensiones de Microsoft Outlook, al plugin de Skype para empresas, al complemento de Mozilla Firefox, a la extensión del navegador Chrome y al plugin de Notas de IBM.

Zoom Rooms

Zoom Rooms

Se trata de un software más sofisticado, disponible por una suscripción de 46 euros al mes. Zoom Rooms, es una opción potencial para los propietarios de negocios que piensan que el trabajo a distancia será un estándar para el futuro cercano, combina la audio conferencia, la compartición de pantalla inalámbrica y la videoconferencia.

Una computadora con Zoom Rooms es el requisito mínimo, pero se pueden incorporar pantallas de televisión, iPads y micrófonos, altavoces externos y cámaras en una misma habitación.

¿Qué debo saber como anfitrión?

  • Una vez compartida la pantalla, la “opción de optimización” es particularmente útil cuando se comparten vídeos de YouTube y otros vídeos en línea, ya que puede evitar problemas de deformación, memoria y retardo.
  • Horas de reunión: Si tiene problemas de conexión en las horas punta, considere la posibilidad de organizar una reunión en horarios que no sean de una hora o media hora.
  • Los atajos de teclado y teclas de acceso rápido están disponibles para las máquinas de Windows, Linux y Mac. Puedes consultar aquí los mejores atajos de teclado para Windows, Mac y Linux.
  • ¿Necesita entrenamiento para propósitos detallados, como por ejemplo para la educación? Zoom ofrece una lista de videos para que aprenda a usar la aplicación. 
  • Intenta usar una pantalla de gran tamaño, le permitirá visualizar mejor a a los participantes.
  • Usa una conexión estable, si es posible por cable.
  • Si necesita más apoyo técnico, Zoom tiene un centro de ayuda.

¿Qué debo saber como participante?

  • Compruebe la configuración predeterminada de la reunión.
  • Silencie el micrófono cuando no hable.
  • Revisa el audio y el video cuando te unes. 
  • Coloca tu cámara web en la posición adecuada.
  • Para obtener los mejores resultados, utiliza la aplicación de escritorio y no el navegador.
  • Si es posible usar un auricular con conexión USB.
  • Únete a las reuniones en zonas tranquilas.
  • Usa una conexión estable, si es posible por cable.
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